Uno dei contenuti con cui un Copywriter deve necessariamente confrontarsi è la relazione. Al pari di un White paper o di un piano di comunicazione è un testo articolato, strutturato e corposo. A cambiare, semmai, sono le sue finalità e il tipo di destinatario a cui è indirizzata. Scrivere una relazione vuol dire essenzialmente saper bilanciare uno stile fresco e pulito con la capacità di comunicare in modo chiaro, ineccepibile.

Pertanto presuppone il sapersi muovere attraverso diversi registri con la stessa sicurezza e agilità, che si tratti del resoconto di un’attività svolta o della presentazione dei risultati di un lavoro di ricerca.

Una relazione è un documento che vive di efficacia. Senza questa caratteristica, non potrà centrare il suo obiettivo e non aiuterà nessuno. Non è un documento semplice da realizzare, per cui ho pensato di scrivere una guida su come fare una relazione passo dopo passo. Partiamo dall’inizio.

come-scrivere-una-relazione Come fare una relazione

Cos’è una relazione e a cosa serve

Una relazione, in formato digitale o cartaceo, può essere il report di un evento, la presentazione dei risultati di un’attività di ricerca o di una qualsiasi attività di studio o lavoro. Deve riportare i fatti nel modo più chiaro, completo e obiettivo possibile, e in questo senso la ricerca della maggiore obiettività possibile accomuna la scrittura di una relazione a quella di un articolo giornalistico, se non altro perché entrambi accomunati dalla necessità di costruire un punto di vista neutro e il più possibile inattaccabile. Qualcosa che al di là, se vogliamo, di un mero lavoro di Copywriting.

Che caratteristiche ha una relazione di lavoro, educativa o di altro genere

È un testo il cui obiettivo è descrivere il bilancio o i risultati di un’esperienza, oppure ancora esporre il resoconto di una ricerca. Caratteristica principale della relazione è quella espositivo-informativa, anche se non mancano elementi di comunicazione persuasiva – e proprio per questo motivo il Copywriting persuasivo risulta determinante nella scrittura di una relazione – poiché è probabile che una relazione debba influenzare una decisione. Una cosa è certa: dalla relazione vanno esclusi opinioni personali o altri elementi troppo soggettivi. Per questo motivo, la relazione rientra nella categoria dei testi espositivi: definiti in questo modo quando l’argomento trattato non è qualcosa di fisico “identificabile nella realtà” (come spiega – tra gli altri –  il Prof. Pandin dell’Università di Venezia) oppure una serie di accadimenti che possono rientrare nello schema classico della narrazione. Non è Storytelling, questo è il senso: in un testo espositivo trovano posto principalmente concetti e informazioni relativi a un determinato argomento, che devono basarsi su fonti precise e non sulla riflessione astratta dell’autore. Esattamente la stessa cosa di quando si scrive un articolo.   

Report e relazioni: in quali settori trovano più spesso applicazione

Per esempio, uno dei campi in cui questo documento si è fatto più strada è senz’altro il mondo medico-scientifico, dove risulta utile per riferire a proposito dei risultati di un esperimento o di uno studio, su un problema tecnico e sulla sua soluzione. Ma la relazione trova svariate applicazioni; in ambito aziendale, per esempio, ma anche nella comunicazione. All’interno di un’agenzia o nel lavoro come freelance non è raro dover scrivere una relazione per l’agenzia stessa o per conto di clienti. Ancora, la politica fa un largo utilizzo delle relazioni, uno strumento utile, infine, a livello amministrativo e burocratico.

Ma gli esempi di relazioni sono sterminati. Per dare un’idea di quanto sia versatile un testo del genere, basterà accennare ad alcuni suoi utilizzi. Un esempio illustre, per esempio, è dato dal Ritratto delle cose di Francia e dal Ritratto delle cose della Magna e altri scritti sulla Germania di Niccolò Machiavelli, scritti in seguito ai suoi soggiorni in Francia e in Germania. Durante il periodo della Resistenza, alcuni protagonisti scrissero delle relazioni dettagliate che oggi sono custodite dall’Istituto Storico della Resistenza in Toscana; Robert Hooke, figura eclettica e fondamentale per la Rivoluzione scientifica, presentò alla Royal Society una serie di relazioni sui suoi svariati interessi, come un progetto di una macchina per confezionare sigari o la descrizione di nuovi metodi cartografici.

report-relazione-esempio Come fare una relazione

Alcuni esempi di report e relazioni tecniche scritte 

Venendo ai giorni nostri, il report si è differenziato a seconda dell’utilizzo e del contesto, e oggi esistono numerose tipologie di relazione, che rispondono ad altrettanti format di contenuto. Gli esempi di report non mancano, così come i suggerimenti relativi al Content Design. Vediamone alcuni assieme:

Relazione tecnica

La relazione tecnica è un documento che definisce un’opera specifica, descrivendola in modo completo, con tanto di specifiche tecniche e procedure necessarie per crearne una. Caratteristica fondamentale della relazione tecnica è l’adattarsi perfettamente a quegli ambiti lavorativi – penso ai lavori pubblici, ma non solo – in cui sia il committente dell’opera in questione sia le maestranze che si adopereranno a realizzarla devono essere messi a conoscenza di tutte le procedure.

Relazione di fattibilità

Una relazione di fattibilità è un documento che contiene analisi e valutazione delle caratteristiche dei costi e dell’impatto di un determinato progetto, partendo da un’idea generale. La relazione di fattibilità contiene tutte le informazioni tecniche ed economiche, comprensive di analisi costi-benefici, necessarie a capire se un progetto è sostenibile e se, come si dice nel Codice dei contratti pubblici, possiede un intrinseco equilibrio economico e finanziario.

Relazione finanziaria

È un documento che contiene tutte le informazioni fondamentali per capire a che punto è la gestione di una società pubblica o privata. Di norma viene scritto dagli amministratori e viene allegato al bilancio. Oltre a ricavi, costi e investimenti, la relazione finanziaria contiene tutte le informazioni su attività di ricerca e sviluppo, obiettivi, evoluzione della gestione, obiettivi e rischi presenti e futuri. Ecco qui un esempio: la Relazione finanziaria annuale 2018 di ENI.    

Field report

Si usa molto in ambito accademico o delle scienze sociali. Il field report è un documento che serve a descrivere e analizzare dati e osservazioni relativi a un determinato campo di conoscenza, spesso in relazione a un problema o a un tema principale su cui questo studio si sostiene. Spesso contiene anche l’interpretazione del ricercatore o le sue osservazioni a proposito dei dati raccolti tramite particolari operazioni di ricerca sociale.

Relazione accademica

Relazione accademica è un termine molto ampio. Diciamo che queste tipologie di documenti – perché non ce n’è uno soltanto, a dire il vero – vengono prodotti in ambito universitario e servono a relazionare a proposito di particolari elementi, fatti od operazioni che concorrono a regolare la vita dell’ateneo. Due esempi: una relazione scritta dal rettore dell’Università di Chieti-Pescara, Carmine di Ilio, e invece la relazione annuale del presidio di qualità dell’Università di Torino.    

Relazione di un libro

Qui chiamiamo in causa gli studenti, che di solito sono gli autori prescelti della relazione di un libro. Si tratta di un documento scolastico che contiene una serie di elementi molto importanti per analizzare e catalogare un libro, sia esso un romanzo, una raccolta di poesie o un saggio. Come si scrive la relazione di un libro? Così:

Gli elementi della relazione di un libro

Di solito scrivere una relazione scolastica su un libro vuol dire attenersi al seguente schema di massima, che permette di sviscerare sia la struttura del libro, saggio o romanzo letto, sia le componenti sociali e psicologiche che lo rendono particolarmente vivo. Assieme, logicamente, al giudizio personale, che chiude il documento.

  1. Titolo del libro
  2. Autore
  3. Anno e città di pubblicazione
  4. Genere di appartenenza. Se è un romanzo, genere letterario
  5. Principali temi trattati dall’autore
  6. Sinossi e trama principale
  7. Trame secondarie o sottotrame
  8. Analisi dei personaggi principali
  9. Analisi dei personaggi secondari
  10. Analisi delle relazioni che intercorrono tra i personaggi
  11. Ambientazione, contesto storico e sociale
  12. Tipo di narrazione
  13. Commento personale sul libro

Come impostare e iniziare una relazione efficace

Una relazione ha un andamento lineare. Le informazioni si susseguono in modo preciso e per la stesura si comincia in genere da un brief: un documento – ma anche una serie di appunti va bene – che contiene le indicazioni sullo scopo e sul destinatario del testo, più eventuali specifiche sul formato e sulla struttura. Esattamente come per la stesura di un piano editoriale, il brief è fondamentale. È una prima traccia dalla quale partire. Sull’importanza di una buona relazione, scritta in modo chiaro e con la giusta struttura, il sito della University of Leicester non lascia incertezze: già dal titolo della pagina iniziale, dai riferimenti e dall’abstract il pubblico destinatario deve riuscire a trovare tutte le informazioni di cui ha bisogno, senza tanti giri di parole. Da non sottovalutare la distribuzione dei contenuti e l’organizzazione per mezzo di sezioni e sottosezioni numerate, che rendono agevole la lettura e danno respiro alla pagina, sia per quanto riguarda il formato cartaceo che per quello digitale.

Quali sono i passi che portano alla stesura di una relazione efficace? Un post molto esaustivo sull’argomento è questo dell’Open Polytechnic neozelandese, che descrive dettagliatamente tutte le fasi della scrittura di una relazione, dall’individuazione dell’obiettivo alle conclusioni.

, dall’individuazione dello scopo alle conclusioni.

Decidere i termini di riferimento

Nel brief sono contenute tutte le informazioni che serviranno a definire quale sarà l’argomento della relazione, lo scopo, le tempistiche per la sua stesura e il pubblico al quale è destinata. Questi sono i primi elementi da cui partire per la stesura di una relazione scritta.

Decidere la procedura da adottare per lo sviluppo della relazione

Questo è un punto cruciale del lavoro, perché serve a capire concretamente le azioni da compiere in funzione del tipo di relazione da realizzare. Quali dati e documenti ci servono? Di quali materiali siamo già in possesso e quali, invece, mancano all’appello? Come strutturiamo i dati? Come possiamo gestire e catalogare le fonti dirette e indirette? Una volta risposto a queste domande, è possibile procedere oltre, tenendo presente che la definizione della procedura è un passaggio molto importante perché in grado di semplificare quelli successivi.   

Trovare tutte le informazioni necessarie alla scrittura della relazione

Per trovare le informazioni grazie alle quali scrivere la relazione, bisogna leggere i materiali a cui si è già accennato: articoli, ricerche, dati raccolti, ogni contenuto funzionale allo scopo ultimo del documento. La scrematura deve essere decisa, anche drastica, se necessario: tutto ciò che non serve, che si discosta dalle indicazioni ricevute, che non aggiunge valore, deve essere eliminato.

Decidere la struttura del documento

Un report può avere caratteristiche molto diverse tra loro, a seconda dell’argomento e del settore a cui è destinato. Sulla base di queste informazioni, bisogna definire la struttura – che sarà diversa per ogni destinazione – pur basandosi su uno scheletro comune: titolo, sommario, contenuti, introduzione, riferimenti, risultati, conclusioni, fonti. Come già ricordato, inoltre, è utile la suddivisione in sezioni e sottosezioni. Altri elementi importanti, di cui bisogna avere cognizione prima di mettersi all’opera, sono infine la lunghezza della relazione e lo stile che essa dovrà avere, più o meno formale.

Scrivere una bozza della relazione

Dopo aver definito la struttura, si può cominciare a scrivere i titoli delle sezioni e ad abbozzare i contenuti che compongono il cuore della relazione. A seconda del tipo di relazione occorrerà valutare l’inserimento di grafici e immagini, o di tutti gli elementi che aiutano sintesi e comprensione del documento da parte del destinatario.

Analizzare i risultati e trarre delle conclusioni

Le conclusioni della relazione ospitano la sintesi dell’analisi dei dati e delle rilevanze ottenute durante il percorso di studio e analisi. Non si dovrebbero aggiungere informazioni non menzionate in precedenza e, come del resto tutto il resto del documento, questa parte dovrebbe essere chiara e descritta in modo molto semplice, così da non creare fraintendimenti.

Analizzare i passaggi successivi e fornire suggerimenti

In questa sezione della relazione c’è spazio per scrivere suggerimenti e raccomandazioni per il futuro. Quali sviluppi possiamo aspettarci? Come si potrebbe e dovrebbe procedere una volta date per assodare le informazioni contenute nella relazione?

Scrivere il sommario

Il sommario o una lista dei contenuti si trovano all’inizio del documento, ma vengono scritti per ultimi, quando la relazione è terminata e tutte le sezoni sono state completate. Ecco perché li inserisco in questo punto del post.

Compilare una bibliografia e un elenco delle fonti consultate

Tutte le fonti utilizzate vanno inserite in una bibliografia che indicherà e catalogherà documenti, analisi precedenti, libri, articoli e fonti multimediali che hanno costituito l’ossatura della nostra relazione. Per successivi approfondimenti su come realizzare una bibliografia, consiglio la lettura di questa guida dell’Università di Genova.

Revisionare la bozza della relazione

L’ultimo passaggio riguarda la rilettura dell’intero documento: serve non soltanto a correggere eventuali refusi, ma anche per assicurarsi che la relazione abbia toccato tutti i punti dell’analisi prefigurata a monte. Abbiamo risposto agli interrogativi della vigilia? Abbiamo trovato informazioni sufficienti? Siamo stati chiari ed esaustivi?

Come si scrive una relazione

Scrivere una relazione è una prova di concretezza, non di scrittura creativa: deve essere un documento facile da leggere e da comprendere, senza fronzoli, che vada dritto al dunque e metta in luce soltanto ciò che è davvero importante.

  • Il linguaggio utilizzato deve essere pulito, lineare, formale ma non ingessata, con frasi brevi.
  • Meglio evitare le forme passive.
  • Evitare in generale tutto ciò che toglie efficacia al discorso e allontana il lettore dal testo e dall’esperienza di chi lo ha scritto.
  • Una relazione deve contenere i fatti, tutto ciò che può essere provato, mentre le supposizioni non appartengono a questo tipo di documento.
  • Quando la situazione richiede l’utilizzo di termini specialistici, essi devono essere spiegati uno per uno, perché il documento non può generare confusione o insinuare dubbi.
  • Le idee devono essere scritte in maniera schematica e non devono sovrastarsi a vicenda: un concetto per volta è più che sufficiente.

Queste sono delle indicazioni di base, che di volta in volta devono adattarsi al tipo di relazione e al suo pubblico di riferimento, ma sono un valido supporto per la scrittura di un testo che raggiunga il suo scopo e riesca a comunicare tutte le informazioni a tutti gli interlocutori.

Scrivere una relazione di lavoro

Un tipo di relazione piuttosto comune è quella di lavoro, che può riguardare un evento o un lavoro svolto e di solito è indirizzata a un superiore. Anche in questo caso lo stile è formale e il testo descrive i fatti nel modo più accurato e oggettivo possibile, senza coinvolgimenti, con un linguaggio conciso e le informazioni organizzate logicamente.

La forma e la struttura di queste relazioni sono le medesime, ma il contenuto è differente, perché nel primo caso fa riferimento a un’esperienza e non ha bisogno di una serie di dettagli dal quale il secondo, invece, non può prescindere, perché si focalizza su un progetto di lavoro e presuppone la descrizione metodica di ogni procedimento e passaggio.

La relazione relativa a un evento è più stringata, contiene una breve introduzione che contestualizza l’avvenimento, una descrizione dell’accaduto e delle conclusioni; in una relazione di lavoro vanno incluse anche le liste dei materiali e l’attrezzatura utilizzata, così come i risultati raggiunti in base all’obiettivo assegnato e una loro valutazione, con grafici, immagini e dati, oltre che dei suggerimenti che possono tornare utili per migliorare.

Conclusioni: la vostra esperienza

Vi confrontate spesso con relazioni e report? Qual è la vostra esperienza in merito? Quali criticità avete trovato e quali consigli vi sentite di dare a chi si cimenta per la prima volta con la scrittura di una relazione? Come sempre, i miei commenti sono aperti alla discussione.